Privacybeleid

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens HostPowr verzamelt, waarom, waar die worden bewaard, wie erbij kan en welke rechten u hebt. Het is geschreven om gelezen te worden en niet om overgeslagen te worden: beoordeelt u ons voor een aankoopdossier, dan zijn artikel 9 en 10 wat u zoekt.

Dit document wordt afgewerkt samen met onze vennootschapsregistratie. Een klein aantal punten hieronder is aangeduid als in afwachting van die registratie. Al het overige beschrijft hoe de dienst vandaag werkt en is correct zoals geschreven.

1. Wie wij zijn

HostPowr is een hostingdienst die handelt onder de naam BizPowr. Geen van beide is momenteel een geregistreerde vennootschap, en geen van beide mag worden gelezen als de aanduiding van een rechtspersoon. De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens beschreven in artikel 3 — de gegevens die wij over u verzamelen als klant of als bezoeker van deze website — is de uitbater van HostPowr, handelend onder die naam.

Wettelijke naam en ondernemingsnummer van de verwerkingsverantwoordelijke: in afwachting van de afronding van de registratie. Wij publiceren beide hier zodra zij bestaan en brengen rekeninghouders daarvan op de hoogte.

EU-contactadres: Geraardsbergse Steenweg 120, 9090 Melle (near Ghent) Belgium. E-mail: hello@hostpowr.com.

Voor persoonsgegevens die u op onze servers opslaat — de gegevens van uw eigen klanten, in uw databank of mailboxen — bent u de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij uw verwerker. Die relatie wordt beheerst door onze verwerkersovereenkomst, niet door dit beleid.

2. Waar uw data wordt bewaard

In EU Tier-III data centres. Account data, hosted files, databases, mailboxes and backups are stored in the European Union and are not replicated to any other region. There is no setting that changes this.

Waar de data staat en wie erbij kan, zijn twee verschillende vragen. De tweede wordt volledig beantwoord in artikel 9, omdat dat de vraag is die telt bij een beoordeling onder artikel 28 en de vraag die de meeste hostingpolicy's vaag laten.

3. Wat wij verzamelen

Account- en factuurgegevens — naam, e-mailadres, factuuradres, bedrijfsnaam, btw-nummer waar opgegeven, en de diensten op uw account. Verwerkt in ons WHMCS-facturatiesysteem.
Betaalgegevens — verwerkt door Paddle, onze merchant of record, via ons WHMCS-facturatiesysteem. Wij ontvangen de betaalbevestiging en de laatste vier cijfers van een kaart; volledige kaartnummers zien of bewaren wij nooit.
Technische en loggegevens — IP-adressen, toegangs- en foutlogs, resourcegebruik. Automatisch door de servers gegenereerd en nodig om ze te draaien en te beveiligen.
Ondersteuningsgegevens — de inhoud van tickets en e-mails die u ons stuurt, en onze antwoorden.
Inzendingen via het contactformulier — de naam, het e-mailadres, het onderwerp, het bericht en de afdeling die u op onze contactpagina invult.
Nieuwsbriefgegevens — uw e-mailadres, als u zich inschrijft. Alleen als u zich inschrijft.
Zoekopdrachten in domeintools — de domeinnamen en, voor de AI-naamgenerator, de bedrijfsomschrijving die u invoert in onze WHOIS-, DNS-, SSL- en naamsuggestietools.
Berichten aan de assistent — wat u intypt in de chatassistent op deze website, samen met de pagina die u leest op het moment van uw vraag, zodat “hoeveel kost dit?” over het juiste product kan worden beantwoord. Het gesprek blijft in uw browsertabblad voor de duur van uw bezoek en wordt niet op onze servers opgeslagen of aan uw account gekoppeld. Uw IP-adres wordt niet bewaard: het dient om misbruik af te remmen en wordt, waar ons platform dat aanlevert, herleid tot een landcode, waarbij het laatste deel van het adres wordt weggegooid voor iets anders het te zien krijgt.
Analysegegevens — alleen als u optionele cookies aanvaardt. Vóór dat moment wordt niets analytisch verzameld.

4. Wat wij ermee doen

Uw account aanmaken en beheren, en u toegang geven tot de diensten die u hebt gekocht.
U factureren, betalingen innen en verlengingen, terugbetalingen en opzeggingen afhandelen.
Ondersteuning bieden, wat noodzakelijk betekent dat onze engineers het betrokken account en de betrokken server kunnen inzien.
Het platform draaiende en veilig houden — monitoring, misbruikpreventie, incidentafhandeling en capaciteitsplanning.
Dienstmeldingen versturen waarvoor u zich niet kunt afmelden, zoals onderhoudsvensters, beveiligingsincidenten en mislukte betalingen.
Voldoen aan wettelijke, fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.
Begrijpen hoe de website wordt gebruikt — enkel met uw toestemming, en enkel op geaggregeerd niveau.

Wij verkopen geen persoonsgegevens, wij delen ze niet voor advertenties van derden, en wij stellen geen profielen van u op voor marketingdoeleinden.

5. Rechtsgrond

Uitvoering van een overeenkomst (art. 6, lid 1, onder b) — account, facturatie, levering van de dienst, ondersteuning.
Gerechtvaardigde belangen (art. 6, lid 1, onder f) — platformbeveiliging, misbruikpreventie, fraudedetectie en het betrouwbaar houden van de dienst. Wij hebben beoordeeld dat deze niet zwaarder wegen dan uw rechten; u kunt bezwaar maken op grond van artikel 12.
Wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder c) — het bewaren van facturen en fiscale stukken en het beantwoorden van rechtmatige verzoeken.
Toestemming (art. 6, lid 1, onder a) — analysecookies en de nieuwsbrief. Op elk moment intrekbaar, zonder gevolgen voor de dienst.

6. Hoelang wij het bewaren

Accountgegevens — voor de duur van het account, daarna verwijderd binnen 90 dagen na afsluiting, behalve waar bewaring wettelijk vereist is.
Facturen en boekhoudkundige stukken — bewaard gedurende de wettelijke termijn die voor de verwerkingsverantwoordelijke geldt. Dit is een wettelijke verplichting waarvan op verzoek niet kan worden afgeweken.
Server- en toegangslogs — tot 12 maanden bewaard voor beveiliging en misbruikonderzoek, daarna verwijderd.
Supporttickets — 24 maanden na afsluiting bewaard, zodat terugkerende problemen een voorgeschiedenis hebben.
Inzendingen via het contactformulier — 12 maanden bewaard.
Nieuwsbrief — tot u zich uitschrijft.
Back-ups — overschreven volgens de cyclus beschreven in ons back-upbeleid. Data die uit een live systeem is verwijderd, kan in back-ups blijven bestaan tot die cyclus is doorlopen.

7. Gehoste data (onze rol als verwerker)

Wanneer u bij ons een website, toepassing of mailbox host, kunt u persoonsgegevens over uw eigen gebruikers opslaan. Wij bekijken die niet, indexeren ze niet en gebruiken ze voor geen enkel eigen doel. Wij benaderen ze uitsluitend om de dienst te leveren, om te antwoorden op een supportvraag die u stelt, of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

U bent de verwerkingsverantwoordelijke. U bent verantwoordelijk voor het hebben van een rechtsgrond, voor uw eigen privacyverklaring en voor de toestemmingen die u verzamelt.
Wij zijn de verwerker en handelen op uw gedocumenteerde instructies.
Onze verwerkersovereenkomst geldt automatisch voor elk account op grond van artikel 28 — er valt vooraf niets te ondertekenen.
De toegang die in artikel 9 wordt bekendgemaakt, geldt ook voor deze data. Lees dat artikel voor u ons beoordeelt.

8. Beveiliging

Versleuteling tijdens transport voor alle diensten, versleuteling in rust voor back-ups, rolgebaseerde toegangscontrole met individuele accounts voor medewerkers, meervoudige authenticatie op administratieve systemen, en logging van administratieve toegang. De servers staan in Tier III-faciliteiten met redundante stroom, koeling en netwerk, en met fysieke toegangscontrole beheerd door het datacenter.

Geen enkel systeem is volmaakt veilig. Treft een inbreuk uw persoonsgegevens en levert die waarschijnlijk een risico op voor uw rechten, dan melden wij dat binnen 72 uur aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit en informeren wij u zonder onnodige vertraging, zoals de artikelen 33 en 34 vereisen.

9. Toegang van buiten de EER

Wij zeggen dit liever duidelijk dan het weg te moffelen. Het engineering- en supportteam van HostPowr werkt vanuit ons kantoor in Lahore, Pakistan. Om ondersteuning te bieden, servers te beheren en op incidenten te reageren, hebben die engineers toegang tot productiesystemen — en dus tot de persoonsgegevens daarop, met inbegrip van data die u als verwerkingsverantwoordelijke host.

Your data is not copied to Pakistan or stored there. It remains on servers in EU Tier-III data centres. But under the GDPR, making personal data accessible to someone in a third country is itself a restricted transfer, and Pakistan is not covered by a European Commission adequacy decision. We therefore treat this as a Chapter V transfer rather than pretending it is not one.

De doorgifte valt onder de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Er wordt een doorgifte-effectbeoordeling bijgehouden die op verzoek beschikbaar is voor klanten.
De toegang is beperkt tot bij naam genoemde engineeringmedewerkers, vereist individuele geauthenticeerde accounts en wordt gelogd.
Voor iedereen met toegang gelden contractuele geheimhoudingsverplichtingen.

Kan uw organisatie geen enkele administratieve toegang van buiten de EER aanvaarden, laat het ons dan weten voor u koopt. Wij verliezen liever de verkoop dan dat u dit tijdens een audit ontdekt.

10. Subverwerkers en derden

Dit is de volledige lijst van derden die via de dienst persoonsgegevens ontvangen. Zij wordt samen met de code onderhouden, niet apart.

Paddle.com Market Ltd — onze merchant of record, geïntegreerd in ons WHMCS-facturatiesysteem. Ontvangt uw naam, e-mailadres en factuurgegevens en bewaart de kaartgegevens die wij nooit te zien krijgen. Treedt op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke voor haar eigen compliance- en fiscale doeleinden, onder haar eigen privacybeleid.
Google Analytics 4 (Google Ireland Limited / Google LLC) — websiteanalyse. Wordt pas geladen nadat u optionele cookies aanvaardt; daarvoor wordt niets verstuurd. IP-adressen worden ingekort en Google Consent Mode staat aan. Houdt een doorgifte naar de Verenigde Staten in onder het EU-VS-datakader (Data Privacy Framework).
OpenAI, L.L.C. (Verenigde Staten) — ontvangt de bedrijfsomschrijving die u in onze AI-domeinnaamgenerator intypt, en niets anders. Alleen gebruikt wanneer u die tool gebruikt. Wilt u liever dat dit niet wordt verstuurd, dan draait de tool ook op een lokale heuristische engine; voer er geen persoonsgegevens in.
OpenAI, L.L.C. (Verenigde Staten) — de chatassistent kan uw bericht optioneel naar een taalmodel sturen om zijn antwoord te formuleren. Die uitbreiding staat uit tenzij wij er een sleutel voor instellen, en de assistent antwoordt hoe dan ook op basis van onze eigen documentatie. Typ er geen persoonsgegevens in.
RDAP-registrydiensten (rdap.org) — ontvangen de domeinnamen die u opzoekt in onze WHOIS- en DNS-tools. Er worden geen accountgegevens verstuurd.
UptimeRobot — monitoringgegevens voor onze publieke statuspagina. Geen persoonsgegevens van klanten.
ExchangeRate-API — uitsluitend wisselkoersen. Er worden geen persoonsgegevens verstuurd.
Domeinregistrars en registryoperatoren — wanneer u een domein registreert of overdraagt, worden de registrantgegevens die u opgeeft doorgegeven aan de registrar en, waar de TLD dat vereist, aan de registry. Dit is een vereiste van domeinregistratie en kan niet worden vermeden; zie onze domeinregistratieovereenkomst.
Ons engineeringteam in Pakistan — zie artikel 9.

De facturatie draait op WHMCS en de uitgaande e-mail op onze eigen mailservers; beide draaien op onze eigen infrastructuur en zijn geen derden. Wij informeren klanten vooraf over elke toevoeging aan deze lijst, en u kunt zich daartegen verzetten op redelijke gegevensbeschermingsgronden.

11. Cookies

Essentiële cookies houden de site en het klantenportaal werkend, met inbegrip van uw toestemmingskeuze zelf. Analysecookies worden pas geladen nadat u ze aanvaardt, en het intrekken van toestemming stopt de verzameling en wist de identificatoren. Zie ons cookiebeleid voor de volledige lijst.

12. Uw rechten

Onder de AVG kunt u inzage in uw persoonsgegevens vragen, verbetering, wissing, beperking van de verwerking, of overdraagbaarheid in een machineleesbaar formaat. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigde belangen, en toestemming op elk moment intrekken waar toestemming de grondslag is.

Mail naar hello@hostpowr.com om een van deze rechten uit te oefenen. Wij antwoorden binnen één maand, zoals artikel 12 vereist, en rekenen daar niets voor aan. Hebben wij voor een complex verzoek meer tijd nodig, dan laten wij u binnen die maand weten waarom.

Bent u ontevreden over hoe wij met uw data omgaan, dan kunt u klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van het land waar u woont of werkt. Onze eigen leidende toezichthoudende autoriteit hangt af van de afronding van de registratie; uw recht om bij uw lokale autoriteit klacht in te dienen hangt daar niet van af.

13. Kinderen

Onze diensten worden verkocht aan ondernemingen en aan volwassenen. Zij richten zich niet tot kinderen, en wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 16. Meent u dat een kind ons gegevens heeft bezorgd, neem dan contact op en wij verwijderen die.

14. Wijzigingen

Wij publiceren elke wijziging hier met een nieuwe ingangsdatum. Raakt een wijziging wezenlijk aan hoe wij uw persoonsgegevens verwerken — een nieuwe subverwerker, een nieuwe doorgifte, een nieuw doel — dan verwittigen wij rekeninghouders per e-mail voor die ingaat, niet erna.

15. Contact

E-mail: hello@hostpowr.com. EU-contactadres: Geraardsbergse Steenweg 120, 9090 Melle (near Ghent) Belgium. Functionaris voor gegevensbescherming: momenteel niet aangesteld. Wij stellen er een aan en vermelden die hier zodra onze verwerking de drempel van artikel 37 bereikt.

Laatst bijgewerkt: juni 2026